Un espace plus intelligent, un meilleur travail: comment un bureau d'entreprise américain a rétabli l'efficacité des réunions grâce à une tablette de réservation de réunions

Quand les bureaux d'entreprise s'agrandissent, l'un des premiers systèmes à s'effondrer est la gestion des salles de réunion.et les employés errant dans les couloirs à la recherche de l'espace coûtaient un leader UL'entreprise avait besoin d'une solution moderne, alimentée par un système deTableau de réservation de réunionsystème capable de fournirvisibilité en temps réel,contrôle automatisé des réservations,et unécosystème numérique du lieu de travail connecté.

Quand l'espace de bureau devient un goulot d'étranglement

Le client, une société technologique internationale opérant sur huit étages à Chicago, gérait plus de 60 salles de réunion.avec une fréquentation fluctuante et une utilisation imprévisible de la salle.

Leurs outils existants ne pouvaient pas suivre:

• Les calendriers Outlook n'ont pas été révélésréellel'occupation des chambres
• Les connexions manuelles ont causé de la confusion
• Les absences ont créé une pénurie constante de chambres
• Les employés manquent de confiance dans les informations sur la disponibilité

Il est apparu clairement que l'organisation avait besoin d'une solution unifiée et automatisée centrée sur uneTableau de planification de bureauavec des données intelligentes de l'espace de travail.

Pourquoi les systèmes traditionnels n'ont pas été efficaces

Les méthodes de réservation antérieures de l'entreprise manquaient de transparence: les employés arrivaient fréquemment dans des chambres vides, malgré le fait qu'elles étaient marquées "réservées"," ou trouvé des chambres occupées qui apparaissaient libres sur le calendrier.

Les principaux enjeux étaient les suivants:

• Aucun suivi de l'occupation en temps réel
• Aucune publication automatique pour les réunions abandonnées
• Aucune visibilité depuis le plancher vers les espaces disponibles
• Aucune analyse pour comprendre les habitudes d'utilisation

UneTablette de salle de conférenceetTablette d'affichage de la planification de la salleL'écosystème a offert l'approche intégrée dont leur installation avait besoin.

Construire un réseau unifié de gestion des réunions à huit étages

La nouvelle solution a déployé un réseau deTablettes de gestion des salles d'entrepriseCes tablettes affichaient:

• Disponibilité en direct
• Statut actuel de la réunion
• Réservations à venir
• Options de réservation à pied

Connectez-vous à Microsoft 365, leTablette de planification de conférenceLes équipes d'installations sont configurées:

• Autorisation automatique de ne pas se présenter
• Règles de priorité des chambres
• Allocation des espaces de travail étage par étage
• Notifications relatives à la maintenance

Tout centralisé à travers leinterface de la tablette de conférence intelligente.

Une expérience d'optimisation en temps réel sur le mur

L'impact a été immédiat.Tablette de signalisation numérique pour salles de réunionLes chefs d'équipe utilisaient le système de contrôle de l'état des lieux pour contrôler l'état des lieux.Tablette de planification des espaces de travailpour identifier les espaces ouverts sur les huit étages en quelques secondes.

Les gestionnaires d'installations en ont le plus bénéficié.Tablette d'affichage intelligente pour salle de réuniongénérés:

• Cartes de chaleur
• Données d'utilisation aux heures de pointe
• Perspectives sur la capacité
• Analyse de la planification transversale

Ces données ont finalement révélé comment les espacesEn fait.utilisés et où des redessins étaient nécessaires.

Des gains mesurables en termes d'utilisation et d'efficacité

Dans les trois mois:

• Les réservations de fantômes ont chuté de 63%
• Les conflits de réunions ont considérablement diminué
• Les réservations à pied ont augmentéen raison des tablettes d'affichage de porte en temps réel
• L'utilisation globale des salles de réunion s'est améliorée de 28%

L'ajout d'unTablette de suivi de l'occupation des chambresLes problèmes de planification de longue date ont été complètement éliminés.

Les employés ont décrit la coordination des salles comme"Sans effort, précis et sans stress".

Ce que le client a dit de la transformation

Le directeur des opérations sur le lieu de travail a partagé:

"Ce système a finalement apporté de la clarté.Nous pouvons voir exactement comment nos espaces sont utilisés, et cela nous permet de prendre des décisions éclairées".

Un directeur de département a ajouté:

L'interface est simple, fiable et toujours à jour.Elle fait partie de notre flux de travail quotidien".

Leurs commentaires reflètent la fiabilité et la transparence fournies par leTablette d'affichage de planification de bureauécosystème.

Un plan pour l'optimisation de l'espace d'entreprise

Cette affaire montre à quel point uneTablette de gestion de l'espace de bureauEn plus de la commodité de la réservation, les informations exploitables ont aidé l'organisation:

• Révision de la répartition des salles de réunion
• Soutenir les stratégies de travail hybrides
• Prédire les besoins futurs en espace de travail
• Réduire les frottements opérationnels
• Améliorer l'expérience des employés

Pour toute entreprise multinationale cherchant un meilleur contrôle des coûts, une utilisation plus intelligente de l'espace et des opérations rationalisées, unTablette d'optimisation des réunions d'entreprisen'est plus facultatif, il est essentiel au milieu de travail moderne.